Webkonferenzlösungen stellen eine überzeugende Alternative zu Telefonkonferenzen oder Präsenzmeetings dar. Wir setzen Adobe Connect als Webmeeting-Tool und Lernmedium in unseren Blended Learning Konzepten ein und haben schon einige Erfahrungen mit Online-Meetings gemacht. Ich fasse einmal zusammen, wo wir Hürden und Chancen für eine erfolgreiche Online-Besprechung sehen.
Welche Hürden zuerst übersprungen werden müssen
Online-Sitzungen finden in einem virtuellen Raum statt, in den sich die Teilnehmer einwählen. Bild und Ton werden digital über Mikro und Webcam übertragen.
Technische Herausforderungen meistern.
Wir empfehlen unbedingt ein Headset mit Mikro zu benutzen, denn nur so kann die Tonspur in einer ausreichenden Qualität übertragen werden. Auch wird mit der Headset-Lösung gleich das Problem der Rückkopplung gelöst. Nichts stört mehr, als wenn die Tonausgabe gleich wieder vom Mikro aufgenommen und bei den anderen Teilnehmern ausgespielt wird. Im Einzelfall kann es vorkommen, dass Einstellungen am Betriebssystem überprüft oder Headset, Webcam und Mikrophon für die Benutzung konfiguriert werden müssen. Der ein oder andere Teilnehmer benötigt dabei vielleicht im Vorfeld Unterstützung. Auch der Umgang mit der Software ist nicht immer selbsterklärend. Übung macht aber auch hier den Meister.
Spielregeln festlegen.
Um Gesprächssituationen richtig einschätzen zu können, sind wir auf Signale wie Mimik oder Körpersprache angewiesen. In einer virtuellen Sitzung werden manche Informationen aber nur bruchstückhaft übermittelt. Deshalb sollten die Teilnehmer sich schon vor Beginn darauf einigen, die Webcam zu benutzen. Durch die visuelle Unterstützung der Online-Meetings können sich die Teilnehmer ein besseres Bild von den Gesprächspartnern machen. Bis zu einem gewissen Grad können so Kommunikationsbarrieren überwunden werden.
Damit sich Diskussionen leichter steuern lassen, bieten die Tools technische Hilfsmittel an. Die Teilnehmer zeigen zum Beispiel mit einem „digitalen“ Handzeichen dem Moderator und den anderen Teilnehmern an, dass sie sich thematisch äußern wollen. So lassen sich unangenehme Situationen vermeiden, in denen Teilnehmer sich gegenseitig ins Wort fallen. Gleichzeitig sinkt die Hemmschwelle, an der Diskussion teilzunehmen.
Drei Gründe, warum dezentrale Teams nicht auf Online-Meetings verzichten können
Online-Meetings stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl verteilter Teams. Sind diese ersten Hürden übersprungen, eröffnen sich gerade für Kollegen, die im Homeoffice arbeiten oder an anderen Unternehmensstandorten beschäftigt sind, ganz neue Formen der Mitwirkung. Eine Teilnahme an Besprechungen ist nun nicht mehr von der örtlichen Präsenz abhängig. Der zeitliche und finanzielle Aufwand durch wegfallende Fahrzeiten wird verringert. Die Terminabsprache wird flexibler und dynamischer. Weil sich die Teilnehmer über Videobild in das Meeting einschalten können, fällt es allen leichter eine emotionale Verbindung zu den „weit entfernten“ Kollegen aufzubauen.
Online-Meetings ermöglichen gemeinschaftliche Arbeit. Bei einer Telefonkonferenz steht meist die Arbeitsteilung im Vordergrund. Die Teilnehmer bringen sich auf den neuesten Projektstand, tauschen Arbeitsergebnisse aus und aktualisieren meist im Nachgang die Dokumente. Virtuelle Meetings sind handlungsorientiert, weil verschiedene Medien wie ein klassisches Flipchart, interaktive Whiteboards oder innovative Cloudlösungen eingebunden werden können. Mit diesen Tools können Ideen in Echtzeit generiert, Präsentationen erstellt oder Textdokumente gleichzeitig bearbeitet werden. Wird zum Beispiel ein Flipchart über die Videofunktion an die Teilnehmer übertragen, kann ein gemeinsames Brainstorming durchgeführt werden. Die Livebildübertragung meldet Arbeitsfortschritte sofort zurück, was zu einer größeren Zufriedenheit mit der Teamleistung führt. Alle Meetingteilnehmer können sich gleichberechtigt und vertrauensvoll am Arbeitsprozess beteiligen. Die Akzeptanz der getroffenen Entscheidungen wird erhöht.
Online-Sitzungen schaffen demokratischere Entscheidungen. Vorlagen und Dokumente liegen im virtuellen Meetingraum vor und können so von jedem Teilnehmer eingesehen werden. Die Materialien werden gemeinsam gesichtet und bewertet. Online-Meetings bieten eine gute Möglichkeit spontanes Feedback oder längere Stellungnahmen einzuholen. Daraus resultierende Änderungen können sofort eingearbeitet werden, wodurch längere Abstimmungszyklen entfallen und Missverständnisse vermieden werden. Viele Konferenztools haben auch Umfrage- und Abstimmungstools integriert, mit denen sofortige Rückmeldungen auch ohne Tonübertragung möglich sind.
