Meetings haben einen schlechten Ruf. Oft schon wurden sie als unproduktive Zeitfresser bezeichnet. Unter bestimmten Voraussetzungen, wie einer zielführenden Moderationstechnik, sind sie aber ein tolles Instrument, um Projekte voranzutreiben. Wenn Sie diese 10 Spielregeln beachten, sind Sie auf dem Weg zum effektiven Meeting schon einen großen Schritt weiter.
1. Bereiten Sie sich inhaltlich und methodisch gut vor.
Dazu gehört es auch, für sich und die Gruppe zu klären, ob die Übernahme der Moderation durch Ihre Person gewünscht wird. Ist dies nicht der Fall, werben Sie für Ihre Akzeptanz. Können Sie keine Einigung erzielen, sollten Sie die Aufgabe nicht wahrnehmen. Wurde die Moderationsfrage zu Ihren Gunsten entschieden, geht es in die Vorbereitung. Beantworten Sie dabei die vier Fragen:
- Worum geht´s?
- Wie will ich die Gruppe zu einem Ergebnis führen?
- Was muss vorbereitet werden?
- Worauf muss ich besonders achten?
2. Beginnen Sie positiv.
Schaffen Sie ein positives Klima für die gemeinsame inhaltliche Arbeit. Das geht in aller Regel vor dem offiziellen Beginn leichter als danach. Mit einer Vormeetingphase können Sie die Teilnehmer erst einmal psychisch „ankommen“ lassen. Häufig betreten die Teilnehmer den Meetingraum, sind aber gedanklich noch bei ihrer vorherigen Aufgabe. Ein pünktlicher Einstieg in das Meeting wird dadurch erschwert. Tipp: Bitten Sie die Teilnehmer darum, sich wenige Minuten vor Beginn des Meetings im Raum einzufinden. Weisen Sie in der Einladung aber unbedingt auf den pünktlichen Meetingstart hin. Warten Sie nicht auf Zuspätkommer, auch wenn es sich um Führungskräfte handelt.
3. Stimmen Sie die Ziele ab.
Nach der Begrüßung stimmen Sie gemeinsam mit den Teilnehmern die Tagesordnungspunkte ab und klären die jeweilige Zielsetzung. Die Bearbeitung der jeweiligen Themen sollte nicht beginnen, bevor Konsens über die Zielsetzung der Bearbeitung besteht. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Teilnehmer wissen, worum es in den einzelnen Punkten geht. Visualisieren Sie dann das gemeinsam formulierte Ziel an einem Whiteboard. Der „rote Faden“ in der Bearbeitung und Leitung ist für alle sichtbar.
4. Visualisieren Sie.
Die Visualisierung beginnt schon vor der Veranstaltung, spätestens aber bei deren Beginn, wenn Sie als Moderator das zu bearbeitende Thema anschreiben. Nutzen Sie dafür beispielsweise ein Flip-Chart-Papier, welches an einer jederzeit sichtbaren Stelle angebracht ist. Danach visualisieren Sie alle wichtigen Inhalte und Zielsetzungen (siehe Punkt 3). Achten Sie darauf, dass Sie während der gesamten Besprechung, die zur Bearbeitung wichtigen Inhalte, sichtbar machen.
5. Erläutern Sie die Vorgehensweise.
Gerade weil Sie und die Teilnehmer eine schnelle Lösung und Bearbeitung der Punkte wollen, sollten Sie diese Spielregel nicht außer acht lassen. Verabreden Sie, wie die Themen bearbeitet werden sollen. Dann sind für jeden die Rahmenbedingungen der Bearbeitung klar und das Team verliert zum Beispiel keine Zeit durch zu lange Redebeiträge.
Die Spielregeln in der Kurzanleitung zum Download.
6. Bleiben Sie neutral.
Als Moderator wollen Sie die Gruppe zu einem Ergebnis führen. Wie Sie die Qualität des Ergebnisses persönlich einschätzen, ist dabei von untergeordneter Rolle. Als Moderator denken Sie sich zwar in das Thema ein, Expertenwissen kann aber für die Moderation sogar hinderlich sein. Eine Hinführung zu einem aus Ihrer Expertensicht gewünschten Ergebnis, ist in der Moderatorenrolle nämlich absolut tabu. Wenn Sie als Moderator aber auch inhaltlich mit dem Meetingthema eng verbunden sind, müssen Sie beiden Rollen gerecht werden. Machen Sie während Ihrer Moderation immer sichtbar, ob Sie gerade als Moderator oder als Teilnehmer reden. Kündigen Sie den Rollenwechsel an.
7. Führen Sie die Teilnehmer zu Entscheidungen.
Es gibt Moderatoren, die sehr stark in Aktionsplänen denken und argumentieren. Unter einem „guten Besprechungsmanagement“ verstehen sie, schnell zu Handlungen und Lösungen zu kommen. Darin kann auch eine Gefahr für die Akzeptanz und Umsetzung des Ergebnisses liegen. Wenn Sie als Moderator den Entscheidungsprozess offen legen, stärken Sie den Meetingerfolg. Ein Entscheidungsprozess kann folgende Arbeitsstufen enthalten:
- Definition des Themas und des angestrebten Ziels
- Analyse der Istsituation (bezogen auf das Thema, die Problemstellung)
- Bestimmung der Einflussfaktoren und deren Wirkungsweisen (evtl. Hypothesenbildung)
- Abschätzung der Auswirkungen, wenn nichts entschieden und verändert wird
- Suche nach Lösungsalternativen
- Bewertung der Alternativen
- Treffen der Entscheidungen und Zuordnung von verantwortlichen Personen für die Umsetzung von Maßnahmen.
8. Fokussieren Sie immer auf das Thema.
Ein häufiges Problem von Meetings sind ausschweifende Redebeiträge. Hier profitieren Sie von einer sauberen Vorarbeit beim Einstieg. Die gemeinsam formulierte Zielsetzung gibt Ihnen immer die Möglichkeit nachzufragen, ob das momentan Diskutierte zum Thema bzw. zur Zielsetzung passt. So können Sie und die Teilnehmer immer wieder den „roten Faden“ aufgreifen.
9. Achten Sie auf konkrete Vereinbarungen.
In jedem erfolgreichen Meeting werden diese drei Fragen beantwortet:
- Wie kann das angestrebte Ziel erreicht werden?
- Welche konkreten Maßnahmen werden getroffen?
- Wer macht was bis wann?
Als Moderator sind Sie gefordert, diese Fragen so beantworten zu lassen, dass alle Teilnehmer mit dem gleichen Wissensstand das Meeting verlassen. Ein visualisierter „Maßnahmenkatalog“ mit den entsprechenden Informationen kann hilfreich sein.
10. Schließen Sie positiv ab.
Die Teilnehmer sollen die Besprechung in positiver Stimmung und mit dem Vorsatz, die beschlossenen Maßnahmen in die Tat umzusetzen, verlassen. Eine Feedbackrunde hilft, Meetings und die Moderationsfähigkeiten kontinuierlich zu verbessern. Am Ende bedanken Sie sich für die Teilnahme und die zielorientierte Bearbeitung der Themen.
Fallen Ihnen weitere Spielregeln ein, die eine Moderation leichter machen? Wir freuen uns über Ihre Vorschläge in den Kommentaren.
*Inhalte in Anlehnung an: Besprechungen erfolgreich moderieren: Kommunikationstechniken für Leiter und Teilnehmer von Josef W. Seifert, GABAL
