Emails sind inzwischen zum wichtigsten Element der täglichen Bürokommunikation geworden. Doch, viele von Ihnen können das sicher leidvoll bestätigen, sind sie auch ein großer Zeitfresser und eine wichtige Ursache von Missverständnissen und Konflikten geworden. Das muss nicht sein. Erfahren Sie in meinen fünf Expertentipps, wie Sie mit Emails sicher kommunizieren und Ihre Ziele einfach erreichen können:
- Tipp 1 und gleichzeitig mein Generaltipp: Fassen Sie sich so kurz es nur geht, setzen Sie nur unbedingt notwendige Menschen ins cc und verzichten Sie lieber mal auf eine Email, als dass sie die tägliche Emailflut weiter vergrößern.
- Tipp 2: Kommen Sie in einer Email so schnell es geht auf den Punkt und bringen Sie Ihre Absicht klar zum Ausdruck. Schreiben Sie ganz deutlich, was Sie vom Adressaten wollen! Hier liegt eine sehr häufige Ursache, warum Menschen nicht das tun, was Sie von Ihnen möchten! Schreiben Sie zudem in die Betreffzeile, worum es geht. So können Sie und Ihre Empfänger Emails später per Suchmaske wieder finden.
- Tipp 3: Gliedern Sie Ihre Emails klar und übersichtlich. Ich empfehle, alle drei Zeilen einen Absatz einzufügen oder mit „Bullet-points“ oder anderen Gliederungsmerkmalen zu arbeiten. Und: Fassen Sie sich kurz (das schreibe ich hier absichtlich zum zweiten Mal :-)).
- Tipp 4: Achten Sie auf Höflichkeitsfloskeln und verzichten Sie auf Abkürzungen in den Grußformeln, wenn Sie den Adressaten nicht so gut kennen. Schreiben Sie ruhig noch einen persönlichen Satz dazu, wenn es z.B. ein Kunde ist oder wenn Sie einen Geschäftspartner gestern neu kennengelernt haben. „mfg“ ist ein Beziehungskiller, und viele Menschen sind irritiert, wenn Sie nach einem erfolgreichen und inspirierenden Meeting einen gefühlskalten Zweizeiler als Retourkutsche bekommen. Daher, die alten Briefregeln gelten auch bei Emails. Auch eine Dankesemail für ein Angebot oder einen Entwurf darf gelegentlich sein. Wenn Sie hingegen mit einem Kollegen täglich 20 Emails wechseln, dann sind auch Halbsätze ohne jede Grußformel erlaubt, Hauptsache der Text ist kurz und verständlich.
- Tipp 5: Rufen Sie im Zweifel an. Zweifel sind beginnende Konflikte, inhaltliche Unklarheiten oder ähnliche Probleme. In einer Email können Sie Konflikte kaum aus dem Weg räumen, in einem Telefonat sehr wohl. Zudem spart ein kurzer Anruf oft Zeit und sorgt für eine entspannte Beziehungsebene.
Zuletzt habe ich noch einen Tipp zu einem ganz aktuellen Anlass: Auch vor dem Fall Snowden war bereits bekannt, dass Emails etwa so sicher wie eine Postkarte sind und nicht nur der amerikanische Geheimdienst munter mitliest. Sobald Sie also Themen haben, die öffentlich brisant sind oder die Ihr Mitbewerber ganz sicher nicht wissen sollte, zum Beispiel Vertragsdetails ab einer gewissen Größenordnung, sollten Sie das berücksichtigen. Verschlüsselungssoftware oder ein persönliches Treffen sind Mittel der Wahl. Denn Ihr Auto oder Ihr Haus schließen Sie auch ab. In manchen Unternehmen liest auch der Chef oder die Sicherheitsabteilung mit. Das sollten Sie ebenfalls berücksichtigen, falls Sie gerne brisante „Inhouse-Themen“ per Mail diskutieren oder einfach nur mit der Kollegin gerne über den Chef tratschen.
Herzliche Grüße, Ihr Texttrainer
Christian Schmid-Egger
Über den Autor:
Dr. Christian Schmid-Egger ist Trainer bei ime mit den Themen „Kommunikation“, „Öffentliche Auftritte“ und „Mediencoaching“. Sein absolutes Steckenpferd ist das Schreiben. Der Agraringenieur und gelernte Journalist hat sechs Bücher verfasst und schreibt in verschiedenen Zeitschriften zu Themen der Persönlichkeitsentwicklung und Kommunikation. Schreiben ist für ihn eine erlernbare Kunst und eine gute „Schreibe“ hält er für eine der ganz wichtigen Qualifikationen bei Menschen, die sich im Job regelmäßig mit anderen Menschen austauschen. Denn schlechte Texte landen ganz schnell im Papierkorb oder werden einfach überlesen, da ist sich der Kommunikationsexperte sicher.
